O lansare de produs are un singur moment care conteaza cu adevarat: cele cateva minute in care produsul apare in fata publicului. Tot restul serii, de la invitatii pana la ultimul pahar, exista ca sa sustina acel moment.
Proiectele de organizare evenimente corporate Bucuresti care au ca tema o lansare se planifica, de obicei, cu opt-zece saptamani inainte. Termenul lung vine din dependente: produsul trebuie sa fie gata, materialele de presa scrise si aprobate, iar sala libera exact in saptamana dorita.
Publicul e mixt. In aceeasi sala stau clienti, parteneri, jurnalisti si, uneori, angajati. Fiecare grup vine cu alte asteptari si are nevoie de alt tip de atentie pe parcursul serii. Clientii vor sa vada produsul de aproape, presa cauta o poveste, iar partenerii urmaresc mai ales cine mai e in sala.
Invitatii si presa, doua liste separate
Lista de invitati se construieste in doua coloane. Pe una sunt clientii si partenerii, pe cealalta jurnalistii si creatorii de continut. Rata de prezenta difera mult: invitatii de afaceri vin in numar mare, iar presa mult mai rar, mai ales in saptamanile aglomerate.
Numarul de confirmari decide cantitatea de mancare si de bauturi. Ofertele de catering evenimente Bucuresti se ajusteaza, de regula, pe numarul confirmat cu cateva zile inainte, cu o mica marja pentru sosirile neanuntate. Pentru o buna organizare, comunicarea cu invitatii poate fi impartita in patru etape:
- Anuntul datei, cu sase saptamani inainte
- Invitatia oficiala, cu patru saptamani inainte
- Reamintirea si confirmarea, cu o saptamana inainte
- Mesajul practic cu adresa si parcarea, cu o zi inainte
Jurnalistii au nevoie de un tratament separat. Un spatiu linistit pentru interviuri, un dosar de presa disponibil printr-un link si acces la oamenii care pot raspunde la intrebari tehnice. Fara acestea, articolele de a doua zi raman superficiale.
Spatiul spune povestea produsului
Alegerea salii porneste de la produs, nu de la numarul de locuri. In oferta de locatii evenimente corporate Bucuresti exista spatii potrivite lansarilor tehnice, cu tavan inalt si ecrane mari, dar si spatii mai calde, pentru produse de lifestyle, unde conteaza lumina naturala si atmosfera.
Scenografia face din sala un decor. Nu e nevoie de constructii mari. Cateva elemente bine alese fac cea mai mare parte din efect, iar restul spatiului poate ramane simplu. Amenajarea poate include cateva elemente simple pentru prezentarea produsului:
- un fundal de scena in culorile produsului
- un podium sau o masa de prezentare, acoperita pana la dezvaluire
- zone de expunere unde produsul poate fi atins si incercat
- un colt pentru fotografii, cu lumina buna
Montajul ia timp. Pentru o scenografie medie, echipele tehnice au nevoie de sase-opt ore in sala, ceea ce inseamna ca spatiul se rezerva de obicei de dimineata, chiar daca evenimentul incepe la 19:00.
Lumina, sunetul si ecranul
Partea tehnica decide cum arata momentul principal. Un proiector slab intr-o sala luminoasa sau un microfon care se intrerupe transforma orice prezentare intr-un chin. Proba tehnica completa, cu vorbitorii reali si cu materialele finale, se face in ziua evenimentului, cu cel putin trei ore inainte de sosirea invitatilor.
Lumina de scena merita atentie separata. Produsul trebuie sa arate bine si in sala, si in fotografiile care vor circula a doua zi. Reflexiile pe suprafete lucioase, umbrele dure si culorile care se schimba sub lumina calda sunt greseli frecvente, usor de evitat printr-un test de cinci minute cu un aparat foto.
Un tehnician ramane langa pupitru pe toata durata serii. E o regula simpla, respectata rar. Problemele apar aproape mereu in momentele in care nimeni nu e acolo sa le rezolve in zece secunde.
Momentul prezentarii, scurt si clar
Prezentarea propriu-zisa functioneaza cel mai bine cand e scurta, in jur de un sfert de ora. Peste jumatate de ora, atentia scade, iar jurnalistii incep sa-si verifice telefoanele. Un singur vorbitor principal, sustinut eventual de un specialist pentru detaliile tehnice, e de obicei suficient.
Dezvaluirea e punctul culminant. Poate fi o cortina care cade, un video scurt care se termina cu produsul pe scena sau pur si simplu momentul in care cineva ridica o husa. Oricare ar fi varianta, ea se repeta de cel putin doua ori inainte de seara lansarii.
Dupa dezvaluire urmeaza intrebarile. O sesiune de zece minute, moderata, e de ajuns. Restul intrebarilor se muta natural in timpul receptiei, unde discutiile sunt mai relaxate si mai lungi.
Receptia de dupa prezentare
Receptia e locul in care produsul se testeaza pe viu. Invitatii se apropie de zonele de expunere, pun intrebari si fac fotografii. Pentru ca asta sa se intample, mancarea si bautura trebuie sa lase mainile libere.
Formatul obisnuit e cel de cocktail, cu ospatari care circula printre invitati si doua statii fixe. Pentru o receptie de doua ore, gustarile mici trebuie sa fie suficiente cat sa tina loc de cina. Mesele inalte, fara scaune, tin oamenii in miscare si favorizeaza discutiile.
Durata receptiei se stabileste din timp. Doua ore dupa prezentare sunt suficiente. Dincolo de ele, sala se goleste treptat si energia serii se pierde. O incheiere clara, cu muzica putin mai incet si un mic cadou la plecare, lasa o impresie mai buna decat o seara care se stinge singura.
Urmele unei lansari reusite
Succesul unei lansari se masoara in zilele urmatoare. Numarul de articole aparute, fotografiile distribuite de invitati si intrebarile venite de la clienti spun mai mult decat aplauzele din sala. Primele doua saptamani dupa eveniment sunt, de regula, intervalul in care se vede efectul real.
Toate aceste rezultate depind de pregatire. Lista de invitati, sala, proba tehnica si receptia lucreaza impreuna. De ele depinde daca seara se uita sau ajunge in presa.
Produsul ramane in centru. Tot ce se intampla in jurul lui, de la scenografie pana la ultima gustare servita, are rostul de a-l face memorabil pentru oamenii care au fost acolo.
